سیستم‌‌های‌ حسابداری‌ ابری و مزایای استفاده از این نرم‌افزارها

سیستم‌‌های حسابداری‌ ابری، روش جدیدی هستند که بسیاری از شرکت‌ها و کمپانی‌های بزرگ به این رویکرد روی‌آورده‌اند. اگر شرکت شما، هنوز از نرم‌افزارهای دسکتاپ برای انجام امور مربوط به حسابداری استفاده‌می‌کند، بهتر‌است با این سیستم و مزایای آن آشنایی داشته‌باشید.

سیستم حسابداری ابری چیست؟

نرم افزارهای حسابداری ابری تاحدود زیادی مشابه نرم افزارهای سنتی عمل می‌کنند. با این تفاوت که این سیستم‌ها، اطلاعات دریافتی را به یک فضای ابری ارسال می‌کنند. این اطلاعات پس از ارسال، پردازش شده و سپس به کاربران برگردانده می‌شوند. در سیستم‌ های حسابداری ابری، همه‌ی عملیات برنامه، خارج از فضای نرم افزار انجام می‌شود.  این کار نیاز به نگهداری و ذخیره‌ی اطلاعات حجیم را در رایانه از بین می‌برد.

حسابداری ابری چگونه کار می‌کند؟

در سیستم‌ های حسابداری ابری، حسابداران، انباردارها، مدیران مالی و سایر اشخاص مرتبط، اعتبار مورد نیاز برای ورود به سیستم را دریافت می‌کنند. سپس می‌توانند از طریق یک مرورگر وب به آن دسترسی داشته‌باشند. ارائه ‌دهنده ممکن است یک برنامه تلفن همراه را برای بهبود تجربه‌ی کاربر در تلفن‌ها و تبلت‌ها ارائه دهد.

این نرم‌ افزار، معمولا با حساب‌های بانکی شرکت یکپارچه می‌شود، بنابراین تمام تراکنش‌ها به‌ طور خودکار در یک دفتر دیجیتال، ذخیره می‌شوند. کاربران اغلب یک داشبورد دارند که مهم‌ترین اطلاعات مالی را برای نقش آن‌ها نمایش می دهد. همه‌ی اعداد بلافاصله با دریافت اطلاعات جدید توسط نرم افزار به روز می شوند.

مزایا و ویژگی های کلیدی استفاده از سیستم‌ های حسابداری ابری

با نگاهی به مزایای این نرم افزارها، می‌توان متوجه شد که چرا این ابزار در مدت زمان کوتاهی به ابزاری محبوب برای حسابداران تبدیل شده‌است. این مزایا عبارت اند از:

1.     یکپارچه شدن سیستم

وقتی حساب‌های بانکی به سیستم حسابداری متصل می‌شوند، تراکنش‌ها به ‌صورت خودکار ثبت می‌شوند؛ به این معنی که بدون وارد کردن دستی اطلاعات و صرف زمان برای این کار، اطلاعات لازم و ضروری ذخیره می‌شوند.

این نرم‌افزار همچنین می‌تواند تطبیق حساب‌ها، تطبیق صورت‌ حساب‌های بانکی و فاکتورها را به طور خودکار انجام دهد تا به شما کمک کند زودتر به حساب و کتاب‌ها رسیدگی کنید.

2.     دسترسی به اینترنت

تمام امکانات اضافه‌ای که برای تبدیل یک سیستم سنتی به نرم افزار پیشرفته حسابداری ابری مورد نیاز است، اتصال به اینترنت، مرورگر وب و اعتبار سنجی کاربرهای مختلف برای ورود است. آن‌ها می توانند از هر دستگاهی به این سیستم دسترسی داشته باشند. کارمندان و سایر کاربران برای دیدن اطلاعات یا تکمیل وظایف در سیستم نیازی به حضور در رایانه‌ی خاص یا مکان خاصی ندارند.

3.     هزینه‌ی کمتر با سیستم‌ های حسابداری ابری

سازمان‌هایی که از فناوری حسابداری ابری استفاده می‌کنند، معمولا هزینه‌ی کمتری نسبت به کسانی که از سیستم‌های سنتی استفاده می‌کنند می‌پردازند. با توجه به این که نگرانی بسیاری از مدیران، کاهش هزینه است؛ در نظر گرفتن این مورد کمک زیادی به آن‌ها می‌کند. بسیاری از این صرفه‌ جویی‌ها حاصل نیاز کمتر به خرید سخت افزار، یا پرداخت هزینه به شرکت‌های بزرگ فناوری هستند.

4.     امنیت اطلاعات

پروتکل‌های امنیتی در نرم‌افزارهای ابری بسیار گسترده‌تر از آن چیزی است که در سیستم‌های سنتی وجود دارد. ارائه دهندگان فضای ابری به صورت مرتب از داده‌های شما در سرورها، چندین نسخه پشتیبان تهیه می کنند. این کار باعث می‌شود خطر از دست رفتن اطلاعات مهم با وقوع حوادث طبیعی مانند آتش سوزی و … کاهش یابد.

پشتیبان گیری مرتب، خطر سو استفاده‌ی افراد سود جو را نیز کم می‌کند. این افراد نمی‌توانند در دفتر شما هارد دیسک یا دستگاه‌های دارای اطلاعات حساس را بدزدند. زیرا داده‌ها و اطلاعات در خود دستگاه ذخیره نمی‌شود و نیازی به اشتراک گذاری داده‌ها با روش‌های نا امن مثل فلش و ایمیل وجود ندارد.

5.     پیاده ‌سازی سریع‌تر

شرکت‌ها معمولا می‌توانند سیستم حسابداری خود را با سرعت بیشتری بر روی یک فضای ابری راه اندازی و اجرا کنند؛ زیرا احتیاج به مراحل خرید و راه اندازی سرور ندارند. علاوه بر این، بسیاری از افراد قبل از شما از نرم‌افزارهای مختلف استفاده کرده‌اند . با این کار ایرادات اساسی نرم‌افزارها برطرف شده و فرایندهای پر استفاده و کارامد نیز توسعه یافته‌اند. این موضوع به شما امکان می‌دهد بتوانید به سرعت از امکانات سیستم جدید بهره ببرید.

چرا باید از نرم افزارهای حسابداری ابری استفاده کرد؟

با توجه به مزایای عمده حسابداری ابری، بسیاری از شرکت‌ها از ابتدا تصمیم به استفاده از سیستم‌های حسابداری ابری گرفته‌اند. حتی سیستم‌های حسابداری سطح پایین‌تر نیز هم اکنون، نسخه‌های ابری ارائه می‌دهند.

امور مالی و حسابداری عضو جدا نشدنی هر کاری هستند. انجام این امور به راهی برای نظارت بر تراکنش ها و سنجش سلامت مالی در هر لحظه نیاز دارند. بدون رویه‌های مالی صحیح، یک کسب‌ و کار دوام زیادی نخواهد داشت و با مشکلات زیادی مواجه می‌شود. رویکردهای سنتی، مستعد خطا هستند و قابلیت اطمینان پایینی دارند. یک سیستم حسابداری ابری تمام این مسائل رایج را برطرف می کند. از شرکت‌های کوچک گرفته تا کمپانی‌ها، این سیستم‌ها یک گزینه‌ی منطقی به شمار می‌آید.

دسترسی به سیستم حسابرسی از هر مکان

حسابداری ابری به شما امکان دسترسی 24 ساعته به سیستم مالی کسب و کارتان را می‌دهد. شما از هر مکانی می‌توانید به اینترنت و سپس به سیستم حسابرسی، دسترسی داشته باشید. فرقی نمی‌کند از چه دستگاهی استفاده می‌کنید، شما قادرید از طریق یک مرورگر وب از لپ تاب خود وارد شوید. حتی می‌توانید از برنامه تلفن همراه شرکت سازنده، برای دسترسی به حساب‌های خود استفاده کنید.

جهت نیاز به اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره در زمینه امور مالی، می‌توانید با مشاوران شرکت کیان محاسبان تماس بگیرید.

سوالات متداول

[toggle title=”سیستم حسابداری ابری چیست؟” state=”close”]

سیستم حسابداری ابری مشابه سیستم‌های معمولی بوده با این تفاوت که اطلاعات مالی به فضای ابری ارسال و پردازش می‌شوند.[/toggle]

[toggle title=”حسابداری ابری چگونه کار می‌کند؟” state=”close”]

کاربران با اعتبارسنجی و ورود به سیستم از طریق مرورگر یا اپلیکیشن به سیستم دسترسی دارند. در این سیستم تراکنش‌ها و امور محاسباتی به‌ صورت خودکار ثبت می‌شوند.[/toggle]

[toggle title=”چرا باید از نرم افزارهای حسابداری ابری استفاده کرد؟” state=”close”]
این نرم‌افزارها هزینه کمتر، امنیت بالاتر، دسترسی آسان‌تر و پیاده‌سازی سریع‌تری نسبت به سیستم‌های سنتی دارند.[/toggle]