پس از تکمیل اطلاعات در سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری به نشانی irsherkat.ssaa.ir و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر، لازم است اصل اظهارنامه مهر و امضاء شده را به همراه مدارک مورد نیاز به اداره ثبت ارسال نمایید. این مدارک پس از بررسی، توسط اداره پست به آدرسی که در سامانه درج کرده‌اید، ارسال خواهند شد.

پس از ارسال مدارک و دریافت کد پیگیری پستی، باید وارد سامانه شوید و از طریق گزینه «پلمپ دفاتر»، شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را ثبت نمایید. سپس با کلیک بر روی «پذیرش نهایی»، درخواست شما وارد مرحله بررسی کارشناسی خواهد شد.

در این مرحله، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می‌کند و در صورت تأیید، امکان پرداخت هزینه دفاتر برای شما فعال می‌شود. متقاضیان باید با ورود مجدد به سامانه، مبلغ تعیین‌شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند تا فرآیند پلمپ دفاتر رسمی تکمیل گردد.