همه چیز درباره تنخواه

تنخواه از اصطلاحات پایه‌ای حسابداری است که هر برای انجام امور مالی شرکت یا سازمانی که استخدام می‌شود، باید از مفهوم آن اطلاع داشته باشد. در حال حاضر با افزایش تعداد شرکت‌ها و گسترش فعالیت‌های سازمانی، نیاز به آشنایی با این گونه مفاهیم و اطلاعات حسابداری بیش از پیش دارای اهمیت می‌شود؛ به همین دلیل، در این مطلب قصد داریم به معرفی کامل مفهوم تنخواه و تمام جزئیات مرتبط با آن بپردازیم.

 

تنخواه

تنخواه‌، مبلغی پول است که برای رفع نیازهای مالی کوچک و جاری شرکت ها و موسسات در اختیار کارمندانی قرار می گیرد که به آن‌ها تنخواه‌گردان گفته می‌شود. هدف از این کار پرداخت سریع به خدمات و کالاهایی است که به طور معمول در جریان فعالیت شرکت خرید می‌شود.

مزایای تنخواه گردان

تنخواه‌گردان شخص مورد اعتمادی است که مسئول تسویه و استفاده مبلغ تنخواه می‌باشد. این فرد که  کارپرداز یا مسئول خرید شرکت است، موظف است که این مبلغ را تنها در جهت مصارف شرکت استفاده کند و در نهایت باید با مدارک و اسناد پرداخت‌ها، نسبت به هزینه‌های صرف شده پاسخگو باشد.

مزایای تنخواه‌‌گردان موارد بسیاری را شامل می‌شود که موارد زیر از جمله مهم‌ترین این مزایا می‌باشند:

1.     سرعت دادن به پرداخت بدهکاری‌های کوچک شرکت
2.  کنترل وجوه نقد شرکت
3. کم کردن حجم بخشی از عملیات حسابداری
4. کاهش تعداد عملیات بانکی روزانه

انواه تنخواه گردان

سیستم تنخواه‌گردان به دو نوع تقسیم می‌شود که شامل تنخواه‌گردان ثابت و متغیر می‌باشد. در ادامه هر یک ازاین موارد تعریف خواهیم کرد.

تنخواه گردان ثابت

در تنخواه‌گردانی ثابت، تنخواه‌گردان هزینه‌های ماهانه را پیش‌بینی کرده و پس از تأیید حسابداری و مدیریت شرکت، این مبلغ پیش‌بینی شده در حساب تنخواه‌گردان قرار می‌گیرد. در پایان هر ماه تنخواه گردان موظف است گزارش پرداختی‌ها را به حسابداری تحویل داده و نسبت به تسویه اقدام کند.

تنخواه گردان متغیر

در این روش بر خلاف روش قبل، مبالغ ماهانه توسط مدیریت شرکت تعیین شده و در حساب تنخواه‌‌گردان قرار می‌گیرد و یا این که این مبلغ از طریق چک به او واگذار می‌شود. مابقی مراحل در این روش نیز مانند مورد قبل تنخواه‌گردان باید در پایان هر ماه گزارشات پرداختی‌ها را در اختیار حسابداری گذاشته و نسبت به تسویه اقدام کند.

روش های ثبت تنخواه گردان

یکی از دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری، آسان شدن امور تنخواه و تنخواه گردانی است.روش‌های ثبت تنخواه گردان  دارای انواع مختلف است: همچون روش ثبت تنخواه گردان نقدی و روش تنخواه گردان تعهدی، روش ثبت تنخواه گردان ثابت، روش ثبت تنخواه‌گردان متغیر هستند.

قبل از افتتاح حساب تنخواه باید صلاحیت تنخواه‌گردان برای احراز مسئولیت اثبات شده و در قبال پرداخت انجام شده رسید معتبر دریافت شود.  تنخواه‌گردان باید در قبال هزینه‌های انجام شده از حساب، فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند و در صورت تمایل تضمین معتبر مانند سفته یا چک از تنخواه‌گردان دریافت می‌شود.

مسئولين تنخواه‌گردان درقبال وجه در اختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترل‌هاي داخلي حسابداري مكلف هستند، معادل يك برابر و يا حسب مورد ميانگين وجه دراختيار، تضمين كافي به شركت واگذار کنند.

اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه‌گردان نزد صندوق شركت باقي مانده و با تسويه حساب كامل وجه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت، همچنين درصورت نداشتن تعهدات به شخص ثالث در چارچوب امور محوله، عينا به آنان مسترد می‌شود.

دفتر تنخواه گردان حسابداری

دفتر تنخواه‌گردان دفتری است که در اختیار تنخواه‌گردان قرار می‌گیرد تا تمام هزینه‌های پرداختی را در آن با توجه به تاریخ انجام فعالیت ثبت کند. این دفتر شامل مشخصات تنخواه‌‌گردان ، لیست هزینه‌ها و شرح آنها، مبلغ اولیه تنخواه‌گردان ، ثبت اسناد کلیه پرداخت و دریافت‌ها و در نهایت بستانکاری و بدهکاری تنخواه‌گردان است که تمام این موارد باید با دقت در این دفتر درج گردد.

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان در حسابداری

رسیدگی به اسناد مربوط به هزینه‌های تنخواه گردان از طریق دو روش قابل اجرا است.

 روش اول: در روش اول یا روش سنتی، تنخواه‌گردان موظف است که تمام این اطلاعات را به صورت دستی ثبت کند. برای اجرای این روش ممکن است مشکلاتی رخ دهد؛ مثلا فرد در مرحله ثبت دچار خطا یا اشتباه گردد و یا بخشی از اسناد مربوط به پرداخت‌ها گم شود. در نهایت با توجه به مشکلات موجود ممکن است شرکت یا تنخواه‌گردان متحمل ضرر و زیان شوند.

روش دوم: این روش که یک روش سیستمی و ساده است، با استفاده از نرم ‌افزار حسابداری مناسب، قابل اجرا می‌باشد. در این روش تنها با دانلود نرم افزار تنخواه‌گردان، بسیاری از مشکلات حل شده و دقت و سرعت انجام امور نیز بالاتر می‌رود. از دیگر مزایای استفاده از سیستم‌ نرم‌افزاری این است که امکان اطلاع مدیر از نحوه صرف هزینه‌ها در هر لحظه وجود خواهد‌داشت. همچنین انجام امور حسابداری همچون گزارش گیری و دریافت اسناد تسهیل خواهد شد.

مهم ترین سیستم حسابداری

تنخواه و تنخواه‌گردانی از مهم‌ترین موارد سیستم حسابداری که هر شرکتی برای پرداخت‌های جزئی روزانه خود باید به آن توجه ویژه‌ای به آن داشته‌باشد.. این موارد به ظاهر ساده می‌‌تواند تا حدود زیادی بر کاهش میزان سوءاستفاده و ضرر و زیان شرکت‌ها مؤثر باشد. در حال حاضر انجام تمام این مراحل با نرم‌افزارهای رایگان و هوشمند تنخواه گردانی قابل اجرا و می‌تواند بر سرعت و دقت روند انجام کار افزوده و مشکلاتی همچون گم شدن مدارک و اسناد پرداختی‌ها را برطرف نماید. در صورت نیاز به خدمات حسابداری به سایت کیان محاسبان مراجعه کنید.

 

سوالات متداول

تنخواه چیست؟

تنخواه‌، مبلغی پول است که برای رفع نیازهای مالی کوچک و جاری شرکت ها و موسسات در اختیار کارمندانی قرار می گیرد که به آنها تنخواه‌گردان گفته می‌شود.

تنخواه گردان چند نوع است؟

سیستم تنخواه‌گردان به دو نوع تقسیم می‌شود که شامل تنخواه‌گردان ثابت و متغیر می‌باشد.

دفتر تنخواه گردان چیست؟

دفتر تنخواه‌گردان دفتری است که در اختیار تنخواه‌گردان قرار می‌گیرد تا تمام هزینه‌های پرداختی را در آن با توجه به تاریخ انجام فعالیت ثبت کند.